傳統(tǒng)的手工簽到方式因其效率低、防偽差等原因難以滿足現(xiàn)代大型會(huì)議管理需求，將RFID應(yīng)用于會(huì)議管理，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)代表證的瞬間識(shí)讀、防偽檢測、實(shí)時(shí)控制、信息統(tǒng)計(jì)等會(huì)議管理功能，已經(jīng)在業(yè)界達(dá)成共識(shí)。

1.基本架構(gòu)

會(huì)議管理的RFID應(yīng)用一般使用高頻（HF）系統(tǒng)，其基本架構(gòu)由發(fā)卡站、天線門及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器構(gòu)成。
會(huì)議管理可以面向一個(gè)會(huì)議，即一間會(huì)議室的管理，也可以面向會(huì)展中心，即同時(shí)進(jìn)行的多個(gè)會(huì)議和多間會(huì)議室管理。

2.發(fā)證

給每一個(gè)與會(huì)代表頒發(fā)的代表證中都帶有一個(gè)RFID標(biāo)簽，RFID標(biāo)簽中的ID代碼唯一的，這就如同為各個(gè)代表頒發(fā)了的會(huì)議身份證。

3.入場

人員入場，門禁讀寫器讀取代表證中的RFID標(biāo)簽，記錄下進(jìn)出大會(huì)會(huì)場的時(shí)間、進(jìn)出各個(gè)會(huì)議室的時(shí)間等相關(guān)參會(huì)數(shù)據(jù)。

4.統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控

從與會(huì)代表拿到代表卡開始，安裝在會(huì)場各處的讀寫器可以隨時(shí)采集代表的參會(huì)數(shù)據(jù)，如簽到數(shù)據(jù)、會(huì)場統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、站臺(tái)數(shù)據(jù)，等等。通過RFID數(shù)據(jù)的采集，會(huì)務(wù)管理者可以實(shí)時(shí)地查閱會(huì)場情況的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，對(duì)會(huì)場的情況一目了然。

5.RFID會(huì)議管理的優(yōu)勢(shì)，如圖：

RFID會(huì)議管理具有以下優(yōu)勢(shì)：

①    自動(dòng)簽到——參會(huì)人員佩戴代表證經(jīng)過相關(guān)通道瞬間即可完成簽到；

②    安全防偽——參會(huì)人員經(jīng)過簽到通道時(shí)個(gè)人信息即顯示給管理人員；

③     實(shí)時(shí)監(jiān)控——管理人員可以在后臺(tái)服務(wù)器上實(shí)時(shí)監(jiān)控簽到情況；

④     座位安排——管理系統(tǒng)可以直觀的顯示座位入座情況；

⑤    統(tǒng)計(jì)查詢——簽到結(jié)束后，管理者可以即時(shí)查詢和打印簽到報(bào)表；

⑥    更快捷——徹底改變了傳統(tǒng)的手工管理模式，通道的瞬間簽到，縮短了入場時(shí)間，提高了簽到效率；

⑦    更安全——RFID標(biāo)簽ID具有全球唯一性，不易仿冒，加上“信息實(shí)時(shí)對(duì)比”功能，可以有效杜絕假冒現(xiàn)象，簽到安全性、準(zhǔn)確性更高；

⑧    更高效——系統(tǒng)能夠?qū)εc會(huì)人員的信息實(shí)時(shí)處理，并及時(shí)反饋給組織者，便于開展人員控制、座位安排等工作，可極大提高會(huì)議管理效率。

RFID的應(yīng)用使會(huì)務(wù)管理變得非常簡單、透明，為提高會(huì)務(wù)服務(wù)質(zhì)量提供了可靠的參考依據(jù)，相比二維碼在各種大型重要會(huì)議管理之中更占有優(yōu)勢(shì)。

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